Consejos para enviar una propuesta comercial por correo electrónico

MENSAJES DE ODIO
11 de marzo, 2022 - 4:05 pm
Diario Qué Pasa

Que las relaciones personales y laborales se han digitalizado progresivamente es una realidad, y por esa razón, enviar cartas de ventas o propuestas comerciales por correo electrónico es una constante en la actualidad. Ahora bien, hacerlo adecuadamente puede llegar a ser considerado como un arte, porque no siempre el simple envío se traduce en resultados.

No hace falta decir a estas alturas que vender es un proceso que puede llegar a ser difícil. Y no siempre se venden productos o servicios, sino que también es necesario vender las propuestas o las intenciones, y es ahí donde las propuestas comerciales por correo electrónico tienen mucho sentido en la era digital actual.

Las empresas, emprendedores, dueños de pequeños negocios, profesionales autónomos, todos pueden necesitar enviar propuestas comerciales a clientes o potenciales clientes, e incluso cuando se trata de clientes frecuentes y con los que se tiene una relación estable y duradera, enviar propuesta comercial por email es algo que necesita todos los consejos que sean posibles, ya que incluso la respuesta puede acabar superando las expectativas del emisor de la propia propuesta, de manera que no deben subestimarse los esfuerzos que la puedan hacer aún más atractiva.

Consideraciones iniciales

Antes de pensar en enviar la propuesta comercial a un cliente o potencial cliente, es necesario tener algunas consideraciones a buen resguardo:

  • Correo electrónico: las personas tienen en el correo electrónico un método de interacción privado e íntimo, sin distracciones, anuncios ni ventanas emergentes. Eso debe usarse a favor del que envía la campaña, para captar la atención total del receptor. Pero, también, es prudente recordar que los receptores de la campaña, rara vez tendrán mucho tiempo para leer y revisar, por lo que desde los primeros compases de la propuesta, debe ser efectiva e interesante.
  • Formato: sin pasarse de creativo, con imágenes, vídeos y hasta GIFs, las propuestas comerciales forman parte de esos documentos sobrios y formales propios de empresas, solo que ahora en un entorno digital. Por eso, debe primar la sensatez, la brevedad y los modos.
  • Partir desde una base: la propuesta comercial debe ser concisa, saber de dónde parte y hacia dónde va. No se puede divagar, disertar o plantear alternativas al receptor. Tiene un único objetivo, y para describirlo correctamente, es necesario definirlo antes.

Las partes de una propuesta comercial

  • Asunto: el título del correo electrónico es la primera impresión del lector, puesto que se ve antes de abrir el correo en sí. Aquí, sí es necesario ser originales e interesantes, para captar la atención tanto como sea posible. Sin embargo, siempre se debe evitar lo formal, que peca con lo genérico, de colocar en el asunto cosas como “catálogo” o “propuesta comercial”, ya que aunque parece ser lo lógico, no despierta la atención y suele enfriar mucho las posibilidades de éxito.
  • Introducción: aunque es un documento formal, los expertos en el tema afirman que pecar de elegantes puede tener resultados contraproducentes. Es la diferencia de las propuestas comerciales enviadas en formato digital, ya que en propuestas impresas, sí caben los saludos rimbombantes o las presentaciones efusivas. La introducción, más bien, debe centrarse en la propuesta y en lo más impactante de esta, para que el lector se sienta atraído de inmediato.
  • Contexto: en dos párrafos o menos, se debe contextualizar todo con respecto al receptor. Es necesario recordar que los receptores no tendrán todo el día para pensar o leer, por lo que cuanto más sencillo, mejor.
  • Call To Action: sencillo, también, y sin dejar espacio para pensar o elegir vías alternativas. Claro, siempre el receptor podrá responder y comenzar la negociación, pero nunca la propuesta comercial debe ser un indicador de que se puede negociar antes de aceptar o declinar algo, lo que automáticamente puede representar que se responda mucho tiempo después, o sencillamente se pierda el interés.

Consejos para que sea efectiva

Para que una propuesta comercial enviada por correo electrónico sea efectiva, y en este caso no se diferencia si se ha enviado de la forma tradicional, 1 a 1, o si se ha utilizado un servicio de email marketing y se ha enviado a muchos usuarios a la vez, es necesario aplicar algunos consejos útiles:

  • El asunto más descriptivo posible: si se va a ofrecer un servicio, en el asunto cabría describir brevemente el principal beneficio o el problema que resuelve al usuario. Si se vende un producto, hablar de sus principales atributos. A la vez, relacionar eso con la propuesta comercial en sí, desde un enfoque persuasivo y profesional.
  • No sonar a vendedor: si los vendedores ya pueden resultar agotadores para muchos usuarios en el plano físico, en el digital, el acento suele cansar más, mucho más si se trata de un entorno donde la publicidad está a la orden del día. Sonar accesible, natural, divertido, cercano y respetuoso, es mucho mejor y tendrá resultados más efectivos.
  • Brevedad: aunque no todas las propuestas encajen como ‘pitch elevator’, que puede explicarse en 1 minuto o menos, sí es cierto que todas las propuestas comerciales pueden resumirse y ser breves, sin perder claridad, enfoque, concisión e interés. Cuanto más breves, más posibilidades de ser leídas y respondidas o aceptadas, porque no habrá mucho que analizar.
  • Progreso: el ‘call to action’ de una propuesta comercial no necesariamente tiene que ser la venta, aunque sería lo ideal. El CTA ideal es aquel, que es mejor que ser ignorado, por lo que cualquier pequeño avance, cualquier pequeña conversión, puede ser tomada en cuenta como progreso, porque en el peor de los casos aumentará la confianza, y estrechará el vínculo entre el emisor y el receptor, algo indispensable para convertir a los usuarios en clientes.
  • Estructura: cuanto más sencilla, más clara y menos cargada de imágenes, datos, colores y demás, será más fácil de leer y de responder por parte de los usuarios. Aunque algunas propuestas con imágenes, y hasta vídeos, quedan muy bien, esto puede alargar el tiempo de lectura por parte de los usuarios, lo cual puede no ser tan viable.
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